Bí quyết viết mẫu nội dung email marketing chuyên nghiệp

Không giống như viết email cho người thân, bạn bè, cách viết nội dung email marketing cần có sự chăm chút cẩn thận bởi đó sẽ là cơ sở để đối tác đánh giá về sự chuyên nghiệp của công ty, doanh nghiệp của bạn và nó còn có ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh, thương hiệu của một cá nhân hay đối tác đối với đơn vị công ty, doanh nghiệp mà bạn đang tương tác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn bí quyết viết mẫu nội dung email marketing đơn giản mà vẫn chuyên nghiệp.

1. Tiêu đề email

Tiêu đề email cần gây được sự chú ý với người đọc và tóm gọn được nội dung.

Nên khi bạn viết email marketing, thì bạn nên đề tên doanh nghiệp ngay trong phần tiêu đề.

2. Lời mở đầu và kết thúc email

Lời mở đầu và kết thúc email có thể sử dụng tiếng anh hoặc tiếng việt và tuywf vào mức độ thân thiết, tuổi tác, cấp bậc mà có cách xưng hô cho hợp lý.

3. Định dạng văn bản chuyên nghiệp

Một trong những việc tưởng như nhỏ nhoi nhưng góp phần không nhỏ trong việc thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty bạn. Bạn hãy lưu ý những điều sau:

– Sử dụng dấu gạch ngang đầu dòng

– Đánh số thứ tự đối với nội dung có nhiều hạng mục

– Viết nghiêng một số cụm từ chuyên ngành

– Viết hoa và bôi màu đối với các phần nội dung mà bạn muốn khách hàng chú ý đến.

– In đậm các yếu tố quan trọng như tên công ty, tên người nhận…

– Chia nhỏ thành các đoạn văn nếu nội dung quá dài

4. Về các hình ảnh, tập tin đính kèm

Khi một số file quá nặng không thể đính kèm theo cách thông thường thì bạn có thể sử dụng các file nén hoặc sử dụng link Google Drive và nên đảm bảo chế độ bảo mật bằng cách đặt mật khẩu cho file.

Các file đi kèm cần được đặt tên rõ ràng và đính thêm số thứ tự file nếu số lượng file đính kèm nhiều.

5. Chữ ký trong email

Chữ ký cần rõ ràng , cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ để đối tác có thể căn cứ vào đó liên hệ với bạn, gia tăng thiện chí muốn hợp tác làm quen với đối tác.

6. Sử dụng hợp lý chức năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) trong email

Bạn cần phân biệt rõ chức năng giữa CC (người tham khảo) và TO (người thực hiện các yêu cầu trong email). Còn đối với BCC thì cần có sự thận trọng trong việc sử dụng bởi đây là chức năng giúp bạn gửi thông tin một cách bí mật, lén lút.

7. Đọc lại thư trước khi nhấn “Gửi”

Việc đọc lại thư trước khi gửi không tốn quá nhiều thời gian và nó đảm bảo cho email của bạn sẽ không mắc phải những sai sót không đáng có.

8. Sử dụng ngôi nhân xưng như thế nào là hợp lý?

Khi bạn gửi email với tư cách cá nhân, bạn hãy xưng “tôi” để thể hiện sự trang trọng. Còn khi bạn thay mặt cho một tập đoàn, doanh nghiệp, công ty thì nên xưng hô là “chúng tôi” để thể hiện sự vững mạnh, đoàn kết của tập thể.

Nếu đối tác là người có quan hệ thân thiết với bạn thì bạn có thể xưng hô thân thiện hơn. Tuy nhiên, việc gọi đối tác là “anh/chị”, xưng “em” sẽ thể hiện sự tôn trọng hơn.

9. Nội dung email nên ngắn gọn

Nội dung email không nên dài dòng gây lan man, khó hiểu. Bạn nên đảm bảo nội dung ngắn gọn, súc tích, tập trung vào chủ đề chính để người đọc có thể nắm bắt nội dung một cách hiệu quả nhất.

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về một số yếu tố bạn cần lưu ý để có thể thiết lập mẫu nội dung email marketing cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hoàn hảo.

 


Bài viết liên quan cùng chủ đề: